V následujícím textu najdete, jak spolek OLArt21, z. s., pořadatel mezinárodního festivalu pěveckých sborů Svátky písní Olomouc, zpracovává osobní údaje návštěvníků webu, účastníků festivalu a všech, kdo nás kontaktují. Údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
1. Kdo vaše osobní údaje zpracovává
Správcem osobních údajů je spolek OLArt21, z. s., IČO 14136210, se sídlem Věry Pánkové 829/2, 779 00 Olomouc, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, spisová značka L 20038.
Korespondenční adresa: Anna Mihulková, Foerstrova 1047/49, 779 00 Olomouc
E-mail: festival@svatkypisniolomouc.cz
Zákon spolku neukládá povinnost zvolení konkrétního pověřence, proto se prosím se svými dotazy obracejte na uvedený e-mail.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme jen údaje, které nám sami poskytnete, a údaje, které při návštěvě webu vznikají automaticky.
Přihláška do soutěže Mundi Cantant nebo Vocalis Bellus
- název sboru nebo ansámblu, město a země,
- jméno sbormistra nebo uměleckého vedoucího,
- jméno, e-mail a telefon kontaktní osoby,
- fakturační údaje (název, adresa, IČO a DIČ, jsou-li uvedeny),
- počet účastníků, soutěžní kategorie a dny účasti na festivalu,
- medailonek tělesa a jeho fotografie, pokud je přiložíte.
Údaje o jednotlivých členech sborů (jména, data narození apod.) přihláškou nesbíráme.
Kontaktní formulář a e-mail
Jméno, e-mailová adresa a obsah zprávy, případně další údaje, které do zprávy sami uvedete.
Rezervace vstupenek
Jméno a příjmení, e-mailová adresa, zvolený koncert a rezervovaná místa.
Návštěva webu
- IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, čas a navštívené stránky (provozní záznamy serveru),
- údaje o tom, jak web používáte, zjištěné pomocí cookies, a to jen s vaším souhlasem (viz kapitola 6 Cookies a analytické nástroje),
- při odeslání formuláře technické údaje pro ochranu před spamem (IP adresa, výsledek ověření Google reCAPTCHA).
Údaje získáváme přímo od vás, případně od osoby, která jedná za přihlášené těleso. Fakturační údaje můžeme ověřit ve veřejných rejstřících (obchodní, spolkový či živnostenský rejstřík).
3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Vyřízení přihlášky, organizace soutěže a festivalu, komunikace s tělesem před festivalem a během něj | úkony prováděné na vaši žádost za účelem účasti tělesa na festivalu (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) |
| Zveřejnění seznamu přihlášených těles (název, město, země, jméno sbormistra, medailonek a fotografie) a výsledků soutěže na webu a v tištěných materiálech festivalu | zajištění účasti tělesa v soutěži podle jejích podmínek a náš oprávněný zájem na propagaci festivalu a vedení jeho historie (čl. 6 odst. 1 písm. b a f GDPR) |
| Vystavení faktur a vedení účetnictví | plnění právní povinnosti podle účetních a daňových předpisů (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR) |
| Odpověď na dotaz z kontaktního formuláře nebo e-mailu | náš oprávněný zájem odpovědět na váš dotaz, případně vyřízení vaší žádosti o účast na festivalu nebo o rezervaci (čl. 6 odst. 1 písm. f nebo b GDPR) |
| Rezervace vstupenek na koncerty | vyřízení rezervace provedené na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) |
| Pozvánka na další ročník festivalu e-mailem bývalým účastníkům | náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR a § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.); zasílání můžete kdykoliv zdarma odmítnout |
| Ochrana formulářů před spamem a zneužitím, bezpečnost a provoz webu | náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) |
| Měření návštěvnosti a analýza používání webu (Google Analytics, Hotjar) | váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR), který můžete kdykoliv odvolat |
Ne každý e-mail, který od nás dostanete, je obchodním sdělením. Organizační informace k festivalu (časový harmonogram, změny programu apod.) posíláme přihlášeným tělesům jako součást zajištění jejich účasti na festivalu. Zasílání pozvánek můžete odmítnout odpovědí na kterýkoliv náš e-mail nebo zprávou na festival@svatkypisniolomouc.cz.
Údaje nepoužíváme k automatizovanému rozhodování ani profilování s právními účinky.
4. Fotografie a audiovizuální záznamy z festivalu
Během festivalu pořizujeme fotografie a obrazové a zvukové záznamy koncertů a soutěžních vystoupení. Zveřejňujeme je na tomto webu, na sociálních sítích festivalu (Facebook, Instagram, YouTube), v tištěných materiálech a v médiích a ukládáme je do archivu festivalu. Činíme tak na základě podmínek soutěže, se kterými přihlášená tělesa souhlasí odesláním přihlášky, a našeho oprávněného zájmu na dokumentaci a propagaci festivalu.
Prosíme přihlášená tělesa, aby o pořizování záznamů informovala své členy, u nezletilých jejich zákonné zástupce. Pokud si nepřejete, aby byla zveřejněna konkrétní fotografie nebo záznam, napište nám a najdeme řešení.
5. Komu vaše údaje předáváme
K údajům mají přístup jen pověření členové a spolupracovníci spolku v rozsahu nezbytném pro jejich práci. Údaje neprodáváme. Při provozu webu a festivalu využíváme tyto zpracovatele a poskytovatele služeb:
- WEDOS Internet, a. s. (Hluboká nad Vltavou, ČR) – hosting webu a databáze,
- Google Ireland Limited (Dublin, Irsko) – e-mailová schránka (Gmail), ochrana formulářů Google reCAPTCHA, měření návštěvnosti Google Analytics a videa YouTube vložená na stránkách předchozích ročníků,
- Hotjar Ltd. (Malta) – analýza používání webu (jen s vaším souhlasem),
- Fonticons, Inc. (USA) – ikony Font Awesome; při načtení stránky se jejich serverům předává vaše IP adresa,
- Electricblaze – widget zobrazující příspěvky z našeho profilu na Instagramu; obsah se může načítat ze serverů společnosti Meta Platforms Ireland Limited,
- účetní, daňoví a právní poradci, kteří jsou vázáni mlčenlivostí,
- orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon (např. finanční úřad, Policie ČR).
Někteří poskytovatelé (Google, Fonticons) mohou údaje zpracovávat i v USA. Předání probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework), u certifikovaných společností, nebo na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.
6. Cookies a analytické nástroje
Cookies jsou malé textové soubory, které web ukládá do vašeho prohlížeče. Podobně funguje i úložiště prohlížeče (localStorage). Používáme je ke třem účelům:
- Technické (nezbytné) – zapamatují si vaši volbu v liště cookies a chrání formuláře před spamem. Bez nich web nefunguje správně, proto k nim souhlas nepotřebujeme.
- Analytické (sledovací) – Google Analytics a Hotjar. Ukazují nám, které stránky se čtou, jak dlouho a z jakých zařízení, a pomáhají nám web zlepšovat. Hotjar může zaznamenávat pohyb myši, kliknutí a posouvání stránky; obsah formulářových polí nezaznamenává. Spouštíme je až po vašem souhlasu.
- Cookies třetích stran – mohou je ukládat vložená videa YouTube a widget s příspěvky z Instagramu.
| Název | Poskytovatel | Účel | Platnost |
|---|---|---|---|
cookiebar, cookiebar-tracking, cookiebar-third-party |
svatkypisniolomouc.cz | uložení vaší volby v liště cookies (technické) | 30 dní |
_GRECAPTCHA |
ochrana formulářů před spamem, ukládá se až při odeslání formuláře (technické) | 6 měsíců | |
_ga, _ga_TQD8QZ8L7M |
Google Analytics | rozlišení návštěvníků a relací pro statistiku návštěvnosti (analytické) | 2 roky |
_hjSessionUser_3258021 |
Hotjar | rozpoznání opakované návštěvy (analytické) | 1 rok |
_hjSession_3258021 |
Hotjar | údaje o aktuální návštěvě (analytické) | 30 minut |
cookies YouTube (např. YSC, VISITOR_INFO1_LIVE) |
přehrávání vložených videí (třetích stran) | do zavření prohlížeče až 6 měsíců |
Při první návštěvě se zobrazí lišta, ve které souhlas udělíte, odmítnete nebo nastavíte podle kategorií. Svou volbu můžete kdykoliv změnit nebo souhlas odvolat odkazem Nastavení cookies v patičce každé stránky webu. Po odvolání souhlasu analytické cookies smažeme. Cookies můžete také zablokovat nebo smazat v nastavení svého prohlížeče; některé části webu pak nemusí fungovat správně.
Další informace najdete v zásadách ochrany soukromí společnosti Google a služby Hotjar. Měření Google Analytics můžete vypnout i doplňkem prohlížeče.
7. Jak dlouho údaje uchováváme
- Přihlášky a komunikace s tělesy – po dobu příslušného ročníku festivalu a dále 3 roky kvůli případným nárokům a přípravě dalších ročníků.
- Fakturační a účetní doklady – po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy (zpravidla 5 až 10 let).
- Seznamy účastníků, výsledky, fotografie a záznamy – trvale jako součást archivu a historie festivalu, nevznesete-li oprávněnou námitku.
- Dotazy z kontaktního formuláře – po dobu nezbytnou k jejich vyřízení, nejdéle 2 roky.
- Rezervace vstupenek – do konce příslušného ročníku festivalu, nejdéle 12 měsíců.
- Pozvánky na další ročníky – do odmítnutí, nejdéle 3 roky od vaší poslední účasti.
- Bezpečnostní záznamy formulářů – údaje pro omezení počtu odeslání ukládáme jen v nevratně zašifrované podobě (hash) nejvýše několik hodin; záznamy o odmítnutých odesláních nejdéle 12 měsíců.
- Údaje z analytických nástrojů – podle platnosti cookies v tabulce výše; souhrnné statistiky nejdéle 14 měsíců.
Po uplynutí této doby údaje smažeme nebo anonymizujeme.
8. Jak vaše údaje chráníme
Přijali jsme technická a organizační opatření, která chrání osobní údaje před neoprávněným přístupem, změnou, ztrátou či zneužitím:
- web komunikuje výhradně šifrovaně (HTTPS), e-maily odesíláme šifrovaným spojením,
- databáze a e-mailová schránka jsou chráněny unikátními přístupovými údaji a přístup k nim mají jen pověřené osoby,
- formuláře chrání Google reCAPTCHA, kontrola zadaných údajů a omezení počtu odeslání, nahrávat lze jen obrázky,
- osoby, které s údaji pracují, jsou vázány mlčenlivostí.
9. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:
- právo na přístup – můžete se nás zeptat, zda a jaké vaše údaje zpracováváme, a získat jejich kopii,
- právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
- právo na výmaz („právo být zapomenut“), pokud údaje již nejsou potřeba, odvoláte souhlas nebo vznesete oprávněnou námitku; údaje, které musíme uchovávat ze zákona (např. účetní doklady), smažeme až po uplynutí zákonné lhůty,
- právo na omezení zpracování, například pokud popíráte přesnost údajů, a to na dobu potřebnou k jejich ověření,
- právo na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli v souvislosti s přihláškou či rezervací nebo na základě souhlasu, ve strojově čitelném formátu,
- právo vznést námitku proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu, včetně zasílání pozvánek a zveřejnění fotografií,
- právo odvolat souhlas – kdykoliv a stejně snadno, jako jste jej udělili; zákonnost zpracování před odvoláním tím není dotčena,
- právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
Žádost nám pošlete e-mailem nebo dopisem na níže uvedené kontakty. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Abychom vaše údaje nevydali někomu jinému, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.
10. Kontakt
S dotazy ke zpracování osobních údajů se na nás obracejte písemně nebo e-mailem:
OLArt21, z. s.
Anna Mihulková, Foerstrova 1047/49, 779 00 Olomouc
festival@svatkypisniolomouc.cz
Závěrečná ustanovení
Tyto zásady jsou účinné od 12. 10. 2026. Pokud se způsob zpracování osobních údajů změní, zásady aktualizujeme a novou verzi zveřejníme na webu www.svatkypisniolomouc.cz s datem účinnosti. Aktuální znění je k dispozici na adrese www.svatkypisniolomouc.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju.html.
